Le analisi dell’Osservatorio del Politecnico di Milano parlano chiaro: la digitalizzazione e la dematerializzazione portano alle aziende un considerevole risparmio economico.
Quali sono i motivi?
Il primo e più evidente elemento da considerare è l’abbattimento dei costi legati alla stampa, alla scannerizzazione, all’archiviazione e alla spedizione dei documenti.
Fogli presenze, contratti di assunzione, cedolini, trasferte e note spese, attestati, cv, valutazioni del personale: l’ufficio HR produce un’enorme mole di documenti e restare ancorati al cartaceo e all’analogico comporta costi considerevoli.
Ma i vantaggi di un ufficio paperless non si esauriscono col risparmio sui costi di stampa: digitalizzare significa infatti migliorare la visibilità e la diffusione di documenti e informazioni - aggiornati in real time - rendendone la fruizione semplice ed immediata, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo. Con l’ausilio dei moderni software per la dematerializzazione è possibile inoltre rendere i documenti digitali omogenei, catalogati e profilati, in modo da armonizzare i processi dell’ufficio del personale.
Passando ai temi sicurezza e Privacy compliance, va sottolineato come digitalizzare significhi tutelare i dati, perché i documenti digitali possono essere backuppati e protetti dalle persone non autorizzate.
