L’ufficio diventa paperless: i vantaggi dell’HR full digital

Le analisi dell’Osservatorio del Politecnico di Milano parlano chiaro: la digitalizzazione e la dematerializzazione portano alle aziende un considerevole risparmio economico.

Quali sono i motivi?

Il primo e più evidente elemento da considerare è l’abbattimento dei costi legati alla stampa, alla scannerizzazione, all’archiviazione e alla spedizione dei documenti.
Fogli presenze, contratti di assunzione, cedolini, trasferte e note spese, attestati, cv, valutazioni del personale: l’ufficio HR produce un’enorme mole di documenti e restare ancorati al cartaceo e all’analogico comporta costi considerevoli.

Ma i vantaggi di un ufficio paperless non si esauriscono col risparmio sui costi di stampa: digitalizzare significa infatti migliorare la visibilità e la diffusione di documenti e informazioni - aggiornati in real time - rendendone la fruizione semplice ed immediata, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo. Con l’ausilio dei moderni software per la dematerializzazione è possibile inoltre rendere i documenti digitali omogenei, catalogati e profilati, in modo da armonizzare i processi dell’ufficio del personale.

Passando ai temi sicurezza e Privacy compliance, va sottolineato come digitalizzare significhi tutelare i dati, perché i documenti digitali possono essere backuppati e protetti dalle persone non autorizzate.

Risparmio economico, implementazione dei livelli di sicurezza, aderenza alle norme dettate dal GDPR, facilità di accesso ai documenti anche da mobile: una Gestione Documentale digitalizzata rende l’ufficio HR più leggero ed efficiente.

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