La Gestione del Personale per le Piccole Aziende. Dall'analogico al digitale

Non essere una realtà imprenditoriale di grandi dimensioni non significa avere piccole esigenze. L’obiettivo principale è sempre lo stesso: quello di raggiungere profitto, migliorare le proprie performance di business e mantenere elevata la competitività sul mercato. 

È dunque indispensabile che gli ingranaggi aziendali siano ben allineati: ogni area che compone l’organigramma deve poter svolgere adeguatamente e con efficienza la propria mansione. 
Nasce così, anche all’interno della piccola impresa, l’esigenza di introdurre nuovi metodi e sistemi per digitalizzare i processi e renderli più semplici e versatili, vicini alle necessità del singolo.

Parlare di Digital Transformation - ovvero dell’insieme di cambiamenti tecnologici, organizzativi e culturali in atto nel mondo del lavoro e, più in generale, nella società - nel contesto attuale diviene fondamentale anche per le piccole realtà imprenditoriali: conoscere ed adottare i nuovi strumenti tecnologici significa infatti adeguare anche il business più tradizionale alle nuove regole del mercato, ovvero incontrare la domanda all’interno dei nuovi “spazi” digitali.

Forse addirittura più significativo è l’impatto della trasformazione digitale nell’ambito della Gestione del Personale, laddove ogni persona è ormai dotata di uno smartphone o dispositivo affine connesso alla rete e, di contro, dipendenti e collaboratori possono, ad esempio, non disporre di una postazione fissa o lavorare prevalentemente fuori sede.

Di fatto, a tutt’oggi, non sono poche le piccole e medie aziende che non hanno adottato ed introdotto l’utilizzo di badge elettronici, senza i quali risulta difficile segnalare in modo veloce e puntuale la propria presenza durante l’orario di lavoro. In alcune realtà, si è addirittura ancora ben saldi all’utilizzo degli ormai obsoleti cartellini cartacei, strumento a dir poco anacronistico in un’epoca di forte digitalizzazione volta all’abbandono dell’analogico. In un mondo in cui lo smart working è parte integrante di qualsiasi realtà aziendale, è impensabile un sistema che non garantisca in alcun modo un’efficienza minima dei processi organizzativi ed amministrativi di gestione del personale.

Dalle indagini effettuate nell’ultimo anno, emerge che circa 1 azienda su 6 utilizza ancora sistemi cartacei per la comunicazione di ferie, permessi e malattie.

Da qui la necessità e l’urgenza, anche nelle aziende di piccole dimensioni, di adottare software di gestione presenze in grado di monitorare, in maniera automatica e in tempo reale, il personale nel lavoro e nei suoi movimenti, abbandonando il cartaceo, i fogli di excel, gli scambi di email.

Nella maggior parte dei casi, le aziende si affidano ancora oggi a dei sistemi che non permettono di avere informazioni immediate ed aggiornate sulla posizione e sull’effettiva operatività dei dipendenti. Questo diventa possibile attraverso l’implementazione di sistemi cloud e di un sistema razionale per la gestione degli accessi, che garantisca standard adeguati di efficienza anche sul fronte della sicurezza aziendale.

Non solo rilevazione delle presenze.

Le soluzioni presenti sul mercato non si limitano a gestire la rilevazione delle presenze, ma vanno a coprire innumerevoli altri aspetti legati alla Gestione del Personale. Utilizzando questi strumenti è infatti possibile gestire richieste e autorizzazioni di ferie, permessi e assenze giustificate, oltre che automatizzare la gestione di straordinari e rimborsi spese. Dipendenti e collaboratori sono così in grado di inserire i giustificativi direttamente dal proprio dispositivo mobile tramite apposite app che rendono semplice e veloce la comunicazione tra personale e azienda. Vanno ad eliminarsi così, i classici problemi di rendicontazione a fine mese, vero e proprio incubo dei titolari e del personale amministrativo. È altresì possibile automatizzare il trasferimento dei dati necessari all’elaborazione delle buste paga al commercialista o consulente del lavoro, riducendo drasticamente i tempi ed eliminando gli errori derivanti dall’inserimento manuale dei dati.

Piccole aziende, piccole esigenze?

In conclusione, il diffuso utilizzo di pratiche obsolete per la rilevazione delle presenze e per la comunicazione delle assenze da parte dei dipendenti, induce a credere che solo le grandi imprese abbiano il bisogno di semplificare e velocizzare questi processi. Errato: l’attuale contesto economico e legislativo, in continuo e rapido mutamento, impone anche alle piccole e microimprese, che vogliono rimanere competitive, l’adozione di soluzioni efficaci per il time management.

 

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