Perché utilizzare un sistema di timesheet e come scegliere quello giusto per la propria azienda.

Conoscere il tempo dedicato allo svolgimento di ciascuna attività lavorativa è essenziale per determinare il successo di qualsiasi impresa. Ma quanti imprenditori sono davvero in grado di misurare le risorse impiegate su ogni singola commessa/progetto, verificando puntualmente le informazioni, in ogni fase di avanzamento delle attività?

Spesso nelle piccole e medie imprese le condizioni di continua urgenza e le pressioni imposte dal mercato impediscono la definizione di una strategia lungimirante, che - per definizione - deve porre le proprie basi su un’analisi precisa ed accurata, persino scrupolosa, di tempo e risorse impiegati per ciascuna attività lavorativa.

Esistono a questo scopo innumerevoli soluzioni: dagli intramontabili fogli di excel alle software application più evolute ed integrate: come orientarsi nella scelta?
 

Ecco le caratteristiche da ricercare in un sistema di timesheet:

Innanzitutto un buon timesheet deve essere una soluzione su misura, tagliata sulle proprie specifiche esigenze; il rischio, in caso contrario, è quello di implementare un sistema che, paradossalmente, rallenti lo svolgimento del lavoro e generi complessità e sprechi di tempo.
Le parole chiave sono dunque elasticità ed adattabilità: la soluzione da adottare deve essere perfettamente aderente alle esigenze della singola azienda, questa caratteristica è strettamente connessa all’altro requisito fondamentale di un timesheet efficace: la semplicità d’uso. Dipendenti e collaboratori devono infatti essere incentivati all’utilizzo costante di uno strumento funzionale, che preveda una compilazione intuitiva e veloce.

L’altro aspetto fondamentale da tenere in considerazione è il livello di integrazione con le altre soluzioni gestionali utilizzate dall’azienda. La scelta dovrà quindi ricadere su una soluzione in grado di sfruttare i dati presenti nei sistemi aziendali, ad esempio:

  • acquisizione anagrafici da ERP (commesse, attività, centro di costo, preventivi ore, allocazione risorse, etc.)
  • acquisizione ore dal software di Rilevazione Presenze (timbrature, giustificativi di assenza, straordinari)
  • acquisizione costo orario dal software Paghe

In questo modo si andrà definendo un vero e proprio processo integrato, che restituirà un’analisi dettagliata ed affidabile a supporto del controllo di gestione, della contabilità analitica, della fatturazione e della ripartizione delle ore per centro di costo/commessa/cliente.

Infine, nel panorama del mercato attuale, le soluzioni da preferire, anche quando si parla di timesheet, sono senza dubbio quelle basate su tecnologia web. Accessibili ovunque e da qualunque dispositivo - desktop e mobile - questi strumenti sono in grado di rispondere alle esigenze di flessibilità e smartworking imposte dall’attuale contesto socio-economico.

Quali benefici aspettarsi da un software timesheet

Gli obiettivi che l’impresa deve poter raggiungere grazie all’adozione di un software timesheet possono essere così riassunti:

  • I responsabili di progetto, i capi commessa, i responsabili di produzione devono poter disporre sia in real time che a consuntivo - di un’overview completa e di immediata leggibilità di ogni singola commessa/attività lavorativa, in modo da verificarne l’andamento e l’effettiva redditività ed intervenire tempestivamente con le necessarie azioni correttive in caso di scostamenti rispetto al preventivo.
  • Il management aziendale deve poter disporre di tutti gli elementi necessari per valutare l’economicità di ogni singola prestazione e monitorare le lavorazioni, misurare in maniera accurata le performance aziendali e poter prendere le migliori decisioni strategiche per il proprio business (nel minor tempo possibile).

In ultima analisi, un buon timesheet è quello che permette all’azienda di superare le incertezze sull’andamento dell’attività lavorativa e poter impostare una strategia di business consapevole.

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